Lors de la préparation d'une séance, vous choisissez désormais précisément à qui envoyer les invitations — et les relances. Fini l'envoi groupé systématique : vous gardez la main pour cibler vos envois selon vos besoins.
Dans le suivi des participants d'une séance, vous visualisez désormais la date à laquelle chaque invitation a été envoyée, acceptée ou refusée. Un moyen simple de garder une trace claire de vos échanges avec chaque participant.
Afin de faciliter la prise en main de la fonctionnalité de génération de rapports, un modèle de Bilan social préstructuré est désormais fourni lors de son activation. Le plan du rapport est déjà organisé : il ne vous reste plus qu'à y associer les indicateurs de votre BDESE et à l'adapter, si nécessaire, aux spécificités de votre organisation. Vous disposez ainsi d'une base de travail immédiatement exploitable, sans avoir à concevoir un premier modèle depuis une page blanche.
Pour rappel, la fonctionnalité permet de :
Jusqu'à présent, la saisie des durées s'effectuait par tranches de 15 minutes. Il est désormais possible d'autoriser une saisie à la minute, aussi bien pour les bons de délégation et de régularisation que pour les transferts d'heures. Ce paramètre, configurable depuis Administration → Plateforme → Configuration, reste désactivé par défaut afin de conserver le fonctionnement historique.
Cette évolution permet un suivi plus fidèle du temps réellement consommé et rapproche la gestion des heures de délégation des pratiques habituelles de gestion du temps de travail et du décompte des heures supplémentaires. Les organisations qui souhaitent un niveau de précision plus fin peuvent ainsi adapter le fonctionnement de la solution à leurs pratiques.
Vous choisissez ainsi le niveau de précision le plus adapté à vos accords et à vos pratiques de gestion du temps.
Fini les exports complets à chaque mise à jour : vous pouvez maintenant choisir précisément quelles données extraire. Quatre options sont disponibles :
Vous gagnez du temps et obtenez des fichiers directement exploitables.
Les durées affichées dans l'export des bons sont désormais exprimées au format heures:minutes (ex. : 02:30) plutôt qu'en heures décimales (ex. : 2,5). Ce format, plus proche des habitudes de lecture des utilisateurs, facilite l'interprétation des durées et le partage des informations..
Une nouvelle fonctionnalité est disponible dans votre BDESE. Vous avez désormais la possibilité de créer vos propres rapports, afin de les publier dans votre BDESE, dans votre GED ou de les télécharger pour les mettre à disposition en interne (CODIR, direction financière…).
L’objectif : vous offrir plus d’autonomie dans la production et la diffusion de vos rapports, tout en conservant un cadre structuré.
En tant qu’administrateur, vous accédez à deux nouveaux menus :
Liste des modèles
Liste des rapports
Depuis le menu Liste des modèles, gérer et structurer les modèles selon votre organisation. Vous pouvez par exemple créer des modèles de rapports différents selon la taille de vos unités organisationnelles. Vous maîtrisez ainsi la communication réalisée, tout en homogénéisant vos pratiques.
La création d’un modèle est organisée en plusieurs points :
Sélectionner les unités organisationnelles pouvant l'utiliser
Ajouter votre propre page de garde
Enregistrer vos modifications ou publier le modèle
Afin d’avoir une navigation fluide et rapide lors de la structuration du modèle, utiliser le sommaire avec ses liens cliquables.
Tant que le modèle reste au statut brouillon, il n’est pas utilisable par les déposants. Dès qu’il est publié, il le devient. À noter, vous pouvez modifier l’affectation des unités organisationnelles ou ajuster le contenu du modèle, peu importe que le modèle soit brouillon ou publié.
Depuis le menu Liste des rapports, les déposants accèdent aux rapports de leur périmètre.
Pour en créer un, il faut :
Renseigner un titre
Sélectionner le groupe déposant
Choisir un modèle publié accessible à l’unité organisationnelle du groupe déposant
Sélectionner une année de référence
Par défaut, la période affichée correspond à l’année de référence et les deux années précédentes. Il est possible d’afficher uniquement l’année de référence, ou bien d’afficher en plus les données des trois années suivantes.
En arrivant sur la structure du rapport, le déposant voit le contenu des indicateurs en fonction du paramétrage défini. Il est possible que des indicateurs n’aient pas de données. Dans ce cas, il est averti de la situation.
Pour chaque indicateur ayant des données, le déposant peut ajouter ses propres commentaires pour contextualiser le rapport.
Tant que le rapport est au statut brouillon, il est possible de modifier le paramétrage afin par exemple de changer les années affichée.
Après avoir vérifié et complété le contenu, le déposant le publie dans la BDESE en choisissant :
Les rubriques de dépôt
Les groupes consultants ainsi que leur date de mise à disposition
L'autorisation de téléchargement et la date de fin de confidentialité (selon votre paramétrage)
En synthèse, cette fonctionnalité permet de :
Structurer vos rapports de manière homogène
Adapter les modèles à votre organisation
Faciliter la production côté déposants
Maîtriser la diffusion des informations
Si vous souhaitez activer cette fonctionnalité, il est nécessaire de s’adresser à notre service client.
Pour les années visibles uniquement aux déposants, au lieu de passer par la page Dépôt pour consulter les documents associés il est désormais possible de le faire depuis la page BDESE.
Les déposants peuvent ainsi contrôler visuellement le dépôt de leurs documents dans l’arborescence de la BDESE.
Une nouvelle fonctionnalité permet de saisir sur une même journée différentes plages horaires afin de créer facilement plusieurs bons selon les différents mandats de l'élu. A la création de la première plage horaire, il suffit pour l'élu de sélectionner “Ajouter une plage” pour pouvoir saisie un autre bon de délégation sur la date sélectionnée.
Les plages horaires ne peuvent pas se superposer et des contrôles sur le solde et contrainte du mandat sont fait à chaque ajout de plage.
Chaque plage est éditable et supprimable.
A la validation du processus, un bon de délégation sera créé pour chaque plage horaire.
Cette fonctionnalité permet de simplifier la saisie des bons par les élus en diminuant le nombre de clics de manière significative !
Si vous souhaitez activer cette fonctionnalité, il est nécessaire de s’adresser à notre service client.
Une nouvelle fonctionnalité vous permet de suivre l’historique des bons de délégation.
Grâce à l’historique des bons de délégation, vous bénéficiez d’une traçabilité complète et transparente de chaque événement qui impacte la vie d’un bon : depuis sa création, en passant par ses modifications, jusqu’à sa suppression.
L’ensemble des actions et de leurs auteurs sont clairement enregistrés dans l’historique, vous offrant une vision fiable, sécurisée et parfaitement maîtrisée du cycle de vie de vos bons.
Pour profiter pleinement des nouvelles fonctionnalités attachées au widget actualité, il s’affiche dorénavant sur votre écran d'accueil :
Il vous permet de reporter directement les messages présents sur le portail sur votre application. Pour mémoire, ce widget est paramétrable directement dans la portail Altays par les administrateurs portails.
Vous souhaitez informer vos utilisateurs d’une actualité interne, d’une évolution réglementaire ou diffuser une alerte prioritaire ?
C’est désormais possible grâce au nouveau widget « Actualités », qui offre aux administrateurs un canal direct et ciblé.
Chaque message peut être rédigé avec une mise en forme enrichie (liens, gras, italique), illustré par une image vignette si besoin, traduit en plusieurs langues et adressé uniquement aux publics concernés grâce à un ciblage précis par module et par rôle.
Pour paramétrer ces messages, un nouvel espace d’administration simple et ergonomique est mis à disposition. Il comporte :
Une liste centralisée (titre / date / actions)
Des actions de tri, activation / désactivation, modification, suppression
Un positionnement personnalisable (ordre d’affichage)
