De nouvelles options ont été ajoutées au composant d'évaluation des compétences pour élargir les cas d’usage possibles lors de son utilisation.
Il s’agit du cas d’usage existant jusqu’alors. Le métier évalué est défini à partir de la valeur connue dans le dossier et peut être ajusté par les participants. Des compétences peuvent être ajoutées librement si l’option est par ailleurs activée.
Cette configuration est pertinente lorsque l'organisation ne maîtrise pas ses référentiels et ses affectations ou de manière partielle et souhaite faire évaluer le métier du collaborateur mais avec une possibilité de modification locale du métier de référence.
Dans ce cas de figure, le métier présélectionné reste modifiable par les utilisateurs du formulaire.
Le métier évalué est défini à partir de la valeur connue dans le dossier et ne peut être modifiée par les participants. Des compétences peuvent toutefois être ajoutées librement si l’option est par ailleurs activée.
Cette configuration est pertinente lorsque l'organisation maîtrise ses référentiels et ses affectations aux emplois et ne souhaite pas que les utilisateurs finaux puisse faire de modifications.
Lorsque l’option est activée, le métier est défini à partir de la valeur connue dans le dossier salarié et ne peux être modifiée dans l’entretien.
Il existe une exception si aucune valeur n’est trouvée dans l’entretien, le métier peut être sélectionné par les utilisateurs.
Les participants sont libres de sélectionner un métier à évaluer ou d’ajouter des compétences librement si l’option est par ailleurs activée.
Cette configuration sert à évaluer des compétences qui ne sont pas liées à l’emploi actuel (ex: se projeter sur un métier cible) ou bien il n’existe pas de référentiel associant les compétences à des emplois. Évaluer des compétences liées à un autre emploi et / ou évaluer des compétences à la volée.
Par défaut aucun métier n’est donc pré-sélectionné et les utilisateurs ont le loisir de choisir un métier à évaluer et / ou d’ajouter des compétences.
Une nouvelle option du formulaire permet d’ajouter une case dans la vue signature du collaborateur afin de lui permettre d’indiquer un désaccord.
Cette option peut être utile pour améliorer le taux de signature du compte rendu en limitant la perception de la signature par le collaborateur comme étant un acte d’approbation du contenu. La signature apparaît ainsi plus clairement comme un accusé de réception et permet de lever certains freins.
Dans l'écran de signature, il y a alors bien deux actions distinctes, l’attestation de prise de connaissance du compte rendu d’un coté et éventuellement la possibilité d’en contester le contenu.
Par ailleurs, l’administrateur ou le superviseur RH peuvent facilement identifier les cas de désaccord en utilisant un filtre correspondant dans l'écran de pilotage de la campagne.
L'information est également disponible dans l'export CSV de suivi d'avancement via une colonne ajoutée à cet effet.
Une nouvelle option au niveau de la configuration des processus des trames permet de choisir si l’atteinte de l'échéance limite pour la finalisation des entretiens a un impact bloquante ou simplement informatif.
Lorsque le mode non bloquant est choisi, les entretiens restent modifiables par les managers après l’atteinte de l’échéance.
Du point de vue des administrateurs et superviseurs RH, le statut des entretiens est affiché comme “En retard”.
Un filtre permet par ailleurs de retrouver facilement les entretiens de la campagne “En retard”.
Une nouvelle option dans le composant “Objectifs” permet de définir pour chaque catégorie, si une cible de pondération doit être respectée par les participants lors de la définition des nouveaux objectifs.
Lorsque ces cibles sont paramétrées, dans la partie fixation des objectifs, un compteur est affiché sous le nom de la catégorie d’objectif pour afficher la cible et le cumul des pondérations des objectifs créés dans le formulaires.
Un pictogramme identifie que le cumul des pondérations ne correspond pas à la cible. Lorsque ce cumul correspond à la cible, le pictogramme disparaît et les conditions sont alors remplies, sur cette catégorie, pour que le formulaire soit finalisé.
Lorsque la somme des pondérations n’est pas égale à la cible et que l’utilisateur tente de finaliser le formulaire, la finalisation est bloquée et un message d’alerte est affiché.
Une nouvelle fonctionnalité du module GPEC permet de filtrer les fichiers métiers par la structure du référentiel des métiers.
L’utilisateur peut ainsi sélectionner un ou plusieurs domaines ou sous-domaines pour restreindre la liste de fiches affichées.
La liste se met à jour dynamiquement suite à la sélection.
La fonctionnalité proposée dans la livraison précédente, “Notification par e-mail des échéances d’entretien” est améliorée avec l’ajout de notification de rappel pour renforcer l’efficacité du dispositif de suivi des échéances.
L’e-mail envoyé lors de l’atteinte du seuil est ré-envoyé une seconde fois avec la mention “Rappel” dans l’objet 14 jours après la première notification à condition que:
le motif de notification soit toujours valable, c’est à dire que si un entretien, appartenant au type de processus visé par l'échéance a été finalisé (générant ainsi une nouvelle date d'échéance) entre la première notification et les 14 jours, le rappel ne sera pas envoyé
les délais cumulés configurés pour l'échéance “Délai en approches” soient au moins équivalent à 14 jours sinon la notification de rappel “Délai en approche” ne s’enverra jamais car devancée par la notification “Délai dépassé”
Une nouvelle option vous permet désormais d’éditer les libellés des axes de la matrice de revue des talents.
Le libellé ainsi modifié est ensuite appliqué à la matrice dans la vue utilisateur.
Un nouveau rôle de responsable est rendu disponible dans le module Entretiens. En complément des rôles de responsable hiérarchique et responsable RH, le responsable fonctionnel peut désormais être utilisé comme acteur des processus d’entretien.
Ce paramétrage permet de pré-alimenter le responsable de l’entretien ainsi que l’un des signataires par l’utilisateur renseigné en tant que manager fonctionnel dans les dossier des collaborateurs.
Nota : Le rôle de manager fonctionnel n’est pas activé par défaut dans le dossier salarié. Une demande doit être adressée à l'équipe support pour réaliser son activation.
Au delà de son rôle actif dans les processus, le manager fonctionnel dispose également d’un suivi des entretiens réalisés pour ses collaborateurs via la page “Pilotage - de mes collaborateurs”.
Lorsque le manager fonctionnel est prévu comme responsable d’entretien pour une trame en mode de création “à la demande”, il peut également, comme les autres responsables, créer des entretiens à partir de cette page.
Lorsque le manager fonctionnel est prévu comme responsable d’entretien pour une trame en mode de création “à la demande”, il peut également, comme les autres responsables, créer des entretiens à partir de cette page.
Un nouveau filtre est ajouté à la page “Pilotage - de mes collaborateurs”, pour permettre d’identifier des collaborateurs n’ayant pas été impliqués dans certains processus depuis un certain temps.
Ce filtre est composé de deux parties :
la liste des types de processus en multi-sélection, permettant d’identifier les processus sur lesquels l’utilisateur souhaite réaliser la recherche
Une date permettant de déterminer la période faisant l’objet de la recherche (entre la date du jour et la date définie)
Ainsi, il est par exemple possible de rechercher les collaborateurs n’ayant pas fait l’objet d’une revue depuis plus d’un an.
La liste des collaborateur affichée en dessous est ainsi filtrée, permettant d'identifier des cas nécessitant une action managériale ou RH.
Une nouvelle option permet d’associer les alertes d'échéance d’entretien, actuellement présentées sous forme de pastille de couleur, dans les tableaux de bord, à des notifications par e-mail.
Jusqu'à présent, les alertes étaient disponibles lors de la connexion à l’application :
Sur le tableau de pilotage des collaborateurs des responsables
Un nouveau paramétrage situé au niveau des “types de processus” permet désormais de définir les profils responsables devant recevoir une notification au moment du changement de statut (ex: affectation de la pastille jaune “Échéance en approche”).
Pour affecter la notification à un profil responsable, il faut préalablement lui donner un droit de visibilité sur ce type de processus. Pour cette raison le champ d’affectation des droits de visibilité a été repositionné plus haut pour obtenir une logique dans l’ordre de configuration des options.
Lorsque l’option est activée pour un profil donné, une tache automatique quotidienne identifie, pour le type de processus, les collaborateurs ayant :
le seuil d’alerte “Date limite en approche” atteint
le seuil d’alerte “Délai dépassé” atteint
Pour chacune de ces situations, un e-mail est envoyé aux responsables concernés par les collaborateurs en alerte au titre du type de relation de responsable visé par le paramétrage.
Les messages sont groupés, c’est à dire que si un responsable a plusieurs collaborateurs concernés par un même type d’alerte, il reçoit un seul e-mail.
Cependant, si plusieurs types de responsables sont activés dans le paramétrage et que l’utilisateur bénéficie de plusieurs de ces profils, il reçoit des alertes distinctes au titre de chaque profil.
Le message envoyé est générique et non paramétrable, cependant des variables permettent de le contextualiser:
Modèle de notification pour les cas “en approche”
[TYPE DE PROCESSUS] - Entretiens à faire prochainement
Bonjour [DESTINATAIRE_PRENOM_NOM],
Des entretiens sont à réaliser prochainement, dans le cadre du processus [TYPE DE PROCESSUS] pour les collaborateurs suivants que vous gérez au titre de votre rôle de [ROLE RESPONSABLE] :
[LISTE_SALARIE_PRENOM_NOM]
L’échéance pour ces entretiens est fixée au [DATE ECHEANCE].
Vous pouvez piloter et organiser les entretiens de vos collaborateurs à partir du lien suivant: [URL]
Cordialement,
La Direction des Ressources Humaines
Modèle de notification pour les cas de “délai dépassé”
[TYPE DE PROCESSUS] -Entretiens à faire au plus vite
Bonjour [DESTINATAIRE_PRENOM_NOM],
Des entretiens sont à réaliser au plus vite, dans le cadre du processus [TYPE DE PROCESSUS] pour les collaborateurs suivants que vous gérez au titre de votre rôle de [ROLE RESPONSABLE] :
[LISTE_SALARIE_PRENOM_NOM]
L’échéance pour ces entretiens est fixée au [DATE ECHEANCE].
Vous pouvez piloter et organiser les entretiens de vos collaborateurs à partir du lien suivant: [URL]
Cordialement,
La Direction des Ressources Humaines
Voici un exemple de notification envoyée:
Il est désormais possible de modifier un type de processus déjà en cours d’utilisation. Un nouveau pictogramme permet à l’administrateur d’accéder au type de processus avec un accès en écriture.
Depuis cette page, l’administrateur peut modifier la plupart des champs à l’exception de la partie “Gestion des échéances”. Cette partie n’est pour l’instant pas laissée en libre modification du fait des impacts potentiels sur les calculs de dates d'échéance. Un message d’information est affiché au dessus des champs modifiables pour communiquer les impacts éventuels connus pour ce type de modification.
Une nouvelle fonctionnalité permet de paramétrer librement les encarts affichant le données administratives dans les documents d’entretien et ainsi de photographier certaines informations au moment de réalisation de l’entretien. Cela concerne:
les comptes rendus d’entretien ou de revue de personnel
les bilans professionnels
Pour ce faire un nouveau menu est mis à disposition de l’administrateur pour créer et gérer des modèles d’entête de documents.
La création d’un modèle se fait simplement en affectant un titre au modèle puis en sélectionnant les champs du dossier salarié qui doivent être affichés dans l’encart. Les champs sélectionnés s’affichent alors dans le tableau en dessous et des flèches permettent de réajuster l’ordre d’affichage.
Pour utiliser un modèle, il est ensuite nécessaire de l’associer à un type de processus. L’association se fait au niveau du type de processus, soit lors de la création, soit en modifiant un type existant.
Deux champs permettent d’affecter un modèle pour le compte rendu et le bilan professionnel.
Ce paramétrage va ainsi permettre d’afficher l’encart de données administratives du dossier collaborateur au niveau:
du bilan professionnel
L’encart de pilotage des entretiens affiché dans le portail évolue avec deux grands objectifs:
Améliorer les temps d’affichage en cas d’un nombre important de processus ouverts simultanément
Faciliter l’accès au processus
La navigation entre les processus d’entretien se fait désormais via une liste déroulante affichant la liste des processus en cours et non plus par un système de flèches qui ne permettait pas à l’utilisateur de choisir le processus à afficher.
Ce système existe toujours mais uniquement pour naviguer entre les indicateurs de modules différents lorsque l’utilisateur dispose de droits étendus.
Mais la principale nouveauté est l’ajout de liens dynamiques permettant l’accès rapide aux écrans d’action des processus consultés avec deux possibilités:
Un accès générale au processus
Un nouveau bouton permet à l’utilisateur d’accéder à la vue détaillée.
L’accès aux entretiens positionnés sur un statut particulier
En cliquant sur le graphique d’une étape d’entretien, l’utilisateur accédera au détail des entretiens restant à traiter sur cette étape.
Le lien d’accès sera différent selon que l’utilisateur dispose d’un profil administrateur / superviseur ou uniquement d’un rôle manager. Dans ce second cas, l’utilisateur accèdera à la liste des entretiens dont il est responsable pour ce processus et non au pilotage de la campagne.
Le module GPEC vous permet de réaliser des recherches par compétences au sein de votre vivier de collaborateur.
Une évolution permet désormais d’accéder au dossier du collaborateur directement depuis cet écran en cliquant sur le nom de la personne.
Il est alors possible de naviguer dans les différentes rubriques du dossier.
L’application n’autorise plus l’import de fichiers avec des extensions .xls et .doc qui sont obsolètes et présentent des risques en termes de sécurité.
Seules les versions .xlsx et .docx seront désormais autorisées pour les fichiers Microsoft Excel et Microsoft Word.
Le pilotage des échéances dans les processus d’entretien est désormais optionnel. Il peut être désactivé au niveau d’un type de processus lorsque cette notion n’est pas jugé pertinente.
Lors de la création du type de processus, un bouton radio est proposé pour activer ou non la gestion des échéances.
Lorsque l’option est activée, les paramétrages habituels de fréquence et de seuils d’alerte sont affichés.
Lorsque la gestion des échéances est désactivée, les éléments d’alerte (pastilles jaune ou rouge) ou de dates d'échéances sont masqués dans les pages et tableaux qui concernent le type de processus.
Une nouvelle notification a été ajoutée aux entretiens afin d’informer les participants ajoutés en cours d’exercice. Il s’agit notamment des cas de remplacement et de délégation du rôle de responsable.
La notification s’active au niveau de la définition du processus de la trame. Son contenu n’est pas modifiable. Toutefois, le type de modification (remplaçant ou délégué) et le nom de la phase concernée sont adaptés automatiquement dans le contenu du message.
Le paramétrage du processus de la trame n'étant pas modifiable lorsque la trame a déjà fait l’objet d’une utilisation, il sera possible de faire une demande au service relation client pour demander l’activation de l’option sur une trame existante.
La fiche métier évolue afin de mettre en valeur la représentation des compétences dans le radar :
Le niveau famille a été ajouté dans la liste des compétences qui agrège désormais les valeurs dans le radar pour une meilleure lisibilité.
Un filtre par famille et sous famille de compétences permet à présent de faire un focus sur un domaine de compétences.
La page devient donc dynamique avec la possibilité de décocher un groupe de compétences pour les retirer du graphique. Cette solution permet également d’améliorer la lecture du radar lorsque le profil contient un trop grand nombre de compétences.
