Une nouvelle option permet d’associer les alertes d'échéance d’entretien, actuellement présentées sous forme de pastille de couleur, dans les tableaux de bord, à des notifications par e-mail.
Jusqu'à présent, les alertes étaient disponibles lors de la connexion à l’application :
Sur le tableau de pilotage des collaborateurs des responsables
Un nouveau paramétrage situé au niveau des “types de processus” permet désormais de définir les profils responsables devant recevoir une notification au moment du changement de statut (ex: affectation de la pastille jaune “Échéance en approche”).
Pour affecter la notification à un profil responsable, il faut préalablement lui donner un droit de visibilité sur ce type de processus. Pour cette raison le champ d’affectation des droits de visibilité a été repositionné plus haut pour obtenir une logique dans l’ordre de configuration des options.
Lorsque l’option est activée pour un profil donné, une tache automatique quotidienne identifie, pour le type de processus, les collaborateurs ayant :
le seuil d’alerte “Date limite en approche” atteint
le seuil d’alerte “Délai dépassé” atteint
Pour chacune de ces situations, un e-mail est envoyé aux responsables concernés par les collaborateurs en alerte au titre du type de relation de responsable visé par le paramétrage.
Les messages sont groupés, c’est à dire que si un responsable a plusieurs collaborateurs concernés par un même type d’alerte, il reçoit un seul e-mail.
Cependant, si plusieurs types de responsables sont activés dans le paramétrage et que l’utilisateur bénéficie de plusieurs de ces profils, il reçoit des alertes distinctes au titre de chaque profil.
Le message envoyé est générique et non paramétrable, cependant des variables permettent de le contextualiser:
Modèle de notification pour les cas “en approche”
[TYPE DE PROCESSUS] - Entretiens à faire prochainement
Bonjour [DESTINATAIRE_PRENOM_NOM],
Des entretiens sont à réaliser prochainement, dans le cadre du processus [TYPE DE PROCESSUS] pour les collaborateurs suivants que vous gérez au titre de votre rôle de [ROLE RESPONSABLE] :
[LISTE_SALARIE_PRENOM_NOM]
L’échéance pour ces entretiens est fixée au [DATE ECHEANCE].
Vous pouvez piloter et organiser les entretiens de vos collaborateurs à partir du lien suivant: [URL]
Cordialement,
La Direction des Ressources Humaines
Modèle de notification pour les cas de “délai dépassé”
[TYPE DE PROCESSUS] -Entretiens à faire au plus vite
Bonjour [DESTINATAIRE_PRENOM_NOM],
Des entretiens sont à réaliser au plus vite, dans le cadre du processus [TYPE DE PROCESSUS] pour les collaborateurs suivants que vous gérez au titre de votre rôle de [ROLE RESPONSABLE] :
[LISTE_SALARIE_PRENOM_NOM]
L’échéance pour ces entretiens est fixée au [DATE ECHEANCE].
Vous pouvez piloter et organiser les entretiens de vos collaborateurs à partir du lien suivant: [URL]
Cordialement,
La Direction des Ressources Humaines
Voici un exemple de notification envoyée:
Une nouvelle option vous permet désormais d’éditer les libellés des axes de la matrice de revue des talents.
Le libellé ainsi modifié est ensuite appliqué à la matrice dans la vue utilisateur.
Un nouveau rôle de responsable est rendu disponible dans le module Entretiens. En complément des rôles de responsable hiérarchique et responsable RH, le responsable fonctionnel peut désormais être utilisé comme acteur des processus d’entretien.
Ce paramétrage permet de pré-alimenter le responsable de l’entretien ainsi que l’un des signataires par l’utilisateur renseigné en tant que manager fonctionnel dans les dossier des collaborateurs.
Nota : Le rôle de manager fonctionnel n’est pas activé par défaut dans le dossier salarié. Une demande doit être adressée à l'équipe support pour réaliser son activation.
Au delà de son rôle actif dans les processus, le manager fonctionnel dispose également d’un suivi des entretiens réalisés pour ses collaborateurs via la page “Pilotage - de mes collaborateurs”.
Lorsque le manager fonctionnel est prévu comme responsable d’entretien pour une trame en mode de création “à la demande”, il peut également, comme les autres responsables, créer des entretiens à partir de cette page.
Lorsque le manager fonctionnel est prévu comme responsable d’entretien pour une trame en mode de création “à la demande”, il peut également, comme les autres responsables, créer des entretiens à partir de cette page.
Un nouveau filtre est ajouté à la page “Pilotage - de mes collaborateurs”, pour permettre d’identifier des collaborateurs n’ayant pas été impliqués dans certains processus depuis un certain temps.
Ce filtre est composé de deux parties :
la liste des types de processus en multi-sélection, permettant d’identifier les processus sur lesquels l’utilisateur souhaite réaliser la recherche
Une date permettant de déterminer la période faisant l’objet de la recherche (entre la date du jour et la date définie)
Ainsi, il est par exemple possible de rechercher les collaborateurs n’ayant pas fait l’objet d’une revue depuis plus d’un an.
La liste des collaborateur affichée en dessous est ainsi filtrée, permettant d'identifier des cas nécessitant une action managériale ou RH.
Il est désormais possible de modifier un type de processus déjà en cours d’utilisation. Un nouveau pictogramme permet à l’administrateur d’accéder au type de processus avec un accès en écriture.
Depuis cette page, l’administrateur peut modifier la plupart des champs à l’exception de la partie “Gestion des échéances”. Cette partie n’est pour l’instant pas laissée en libre modification du fait des impacts potentiels sur les calculs de dates d'échéance. Un message d’information est affiché au dessus des champs modifiables pour communiquer les impacts éventuels connus pour ce type de modification.
Une nouvelle fonctionnalité permet de paramétrer librement les encarts affichant le données administratives dans les documents d’entretien et ainsi de photographier certaines informations au moment de réalisation de l’entretien. Cela concerne:
les comptes rendus d’entretien ou de revue de personnel
les bilans professionnels
Pour ce faire un nouveau menu est mis à disposition de l’administrateur pour créer et gérer des modèles d’entête de documents.
La création d’un modèle se fait simplement en affectant un titre au modèle puis en sélectionnant les champs du dossier salarié qui doivent être affichés dans l’encart. Les champs sélectionnés s’affichent alors dans le tableau en dessous et des flèches permettent de réajuster l’ordre d’affichage.
Pour utiliser un modèle, il est ensuite nécessaire de l’associer à un type de processus. L’association se fait au niveau du type de processus, soit lors de la création, soit en modifiant un type existant.
Deux champs permettent d’affecter un modèle pour le compte rendu et le bilan professionnel.
Ce paramétrage va ainsi permettre d’afficher l’encart de données administratives du dossier collaborateur au niveau:
du bilan professionnel
L’encart de pilotage des entretiens affiché dans le portail évolue avec deux grands objectifs:
Améliorer les temps d’affichage en cas d’un nombre important de processus ouverts simultanément
Faciliter l’accès au processus
La navigation entre les processus d’entretien se fait désormais via une liste déroulante affichant la liste des processus en cours et non plus par un système de flèches qui ne permettait pas à l’utilisateur de choisir le processus à afficher.
Ce système existe toujours mais uniquement pour naviguer entre les indicateurs de modules différents lorsque l’utilisateur dispose de droits étendus.
Mais la principale nouveauté est l’ajout de liens dynamiques permettant l’accès rapide aux écrans d’action des processus consultés avec deux possibilités:
Un accès générale au processus
Un nouveau bouton permet à l’utilisateur d’accéder à la vue détaillée.
L’accès aux entretiens positionnés sur un statut particulier
En cliquant sur le graphique d’une étape d’entretien, l’utilisateur accédera au détail des entretiens restant à traiter sur cette étape.
Le lien d’accès sera différent selon que l’utilisateur dispose d’un profil administrateur / superviseur ou uniquement d’un rôle manager. Dans ce second cas, l’utilisateur accèdera à la liste des entretiens dont il est responsable pour ce processus et non au pilotage de la campagne.
Le module GPEC vous permet de réaliser des recherches par compétences au sein de votre vivier de collaborateur.
Une évolution permet désormais d’accéder au dossier du collaborateur directement depuis cet écran en cliquant sur le nom de la personne.
Il est alors possible de naviguer dans les différentes rubriques du dossier.
L’application n’autorise plus l’import de fichiers avec des extensions .xls et .doc qui sont obsolètes et présentent des risques en termes de sécurité.
Seules les versions .xlsx et .docx seront désormais autorisées pour les fichiers Microsoft Excel et Microsoft Word.
Le pilotage des échéances dans les processus d’entretien est désormais optionnel. Il peut être désactivé au niveau d’un type de processus lorsque cette notion n’est pas jugé pertinente.
Lors de la création du type de processus, un bouton radio est proposé pour activer ou non la gestion des échéances.
Lorsque l’option est activée, les paramétrages habituels de fréquence et de seuils d’alerte sont affichés.
Lorsque la gestion des échéances est désactivée, les éléments d’alerte (pastilles jaune ou rouge) ou de dates d'échéances sont masqués dans les pages et tableaux qui concernent le type de processus.
Une nouvelle notification a été ajoutée aux entretiens afin d’informer les participants ajoutés en cours d’exercice. Il s’agit notamment des cas de remplacement et de délégation du rôle de responsable.
La notification s’active au niveau de la définition du processus de la trame. Son contenu n’est pas modifiable. Toutefois, le type de modification (remplaçant ou délégué) et le nom de la phase concernée sont adaptés automatiquement dans le contenu du message.
Le paramétrage du processus de la trame n'étant pas modifiable lorsque la trame a déjà fait l’objet d’une utilisation, il sera possible de faire une demande au service relation client pour demander l’activation de l’option sur une trame existante.
La fiche métier évolue afin de mettre en valeur la représentation des compétences dans le radar :
Le niveau famille a été ajouté dans la liste des compétences qui agrège désormais les valeurs dans le radar pour une meilleure lisibilité.
Un filtre par famille et sous famille de compétences permet à présent de faire un focus sur un domaine de compétences.
La page devient donc dynamique avec la possibilité de décocher un groupe de compétences pour les retirer du graphique. Cette solution permet également d’améliorer la lecture du radar lorsque le profil contient un trop grand nombre de compétences.
